Le workflow de rapprochement
Navor sépare les longs imports en documents cohérents, extrait les données comptables, relie chaque pièce au bon mouvement bancaire et conserve le justificatif à côté de l’écriture.
01 · Préparer les preuves
Un PDF numérisé peut compter des dizaines de pages et contenir des factures, reçus, notes de crédit, bulletins de versement et annexes sans lien entre eux. Navor lit chaque page dans son contexte et crée des segments documentaires cohérents avant de commencer l’extraction.
Facture02 · Lire ce qui compte
Navor identifie le type de document et extrait tous les champs nécessaires, notamment le fournisseur, les dates, le total, la devise et la TVA. Le document original reste disponible, tandis que les données extraites peuvent être recherchées et utilisées en comptabilité.
Le traitement d’un document s’interrompt lorsqu’il manque des informations essentielles, par exemple la date, le montant ou d’autres données nécessaires. Les informations manquantes ou incertaines restent visibles pour vérification.
03 · Relier le justificatif au paiement
Navor réduit d’abord les candidats usuels selon le montant, la devise et une fenêtre temporelle adaptée. Si plusieurs mouvements restent plausibles, il compare les noms, numéros de facture, références de paiement, libellés et proximité des dates.
CHF 48.20
CHF 72.00
CHF 89.95
CHF 23.90
Swisscom
- CHF 89.95
Coop
- CHF 48.20
Adobe
- CHF 23.90
SBB
- CHF 72.00
Les montants exacts sont regroupés par devise. Lorsque la correspondance est sans ambiguïté, Navor rapproche la pièce. Si plusieurs paiements ont le même montant, l’IA de Navor examine intégralement les pièces et transactions ambiguës et détermine le rapprochement le plus approprié.
Un paiement bancaire peut contenir plusieurs lignes de détail. Navor relie la pièce au détail pertinent plutôt qu’à l’ensemble du groupe.
Un flux dédié utilise les cours de change historiques officiels de l’OFDF, le contexte des échéances et une tolérance limitée sur les montants. Il peut évaluer ensemble plusieurs pièces et mouvements bancaires lorsque la structure du paiement l’exige.
Si les preuves ne suffisent pas, la pièce conserve le statut Ouvert. L’incertitude reste visible et le cas peut être examiné à nouveau.
04 · Garder la preuve attachée
Le tableau comptable garde la pièce justificative liée au mouvement. Le réviseur peut ouvrir l’original dans un panneau latéral, contrôler les données extraites et revenir à la même ligne sans reconstituer le parcours entre dossiers et e-mails.
Les directives suisses prévoient en général la conservation des livres et pièces comptables pendant dix ans à compter de la fin de l’exercice. La conservation électronique doit également garantir l’intégrité, la lisibilité et l’accès. Navor garde la source et son lien comptable ensemble. Chaque entreprise reste responsable de sa propre politique de conservation et de ses obligations légales.
Informations de la Confédération sur la conservation électronique
05 · Automatiser ce qui se répète
Certaines transactions récurrentes contiennent toujours le même mot-clé, la même expression ou la même suite de mots dans leur libellé. Dans ce cas, une règle de comptabilisation peut être utile. Lorsque Navor détecte une transaction qui correspond à la règle, il sait déjà comment la classer, quel compte utiliser et quel code TVA appliquer. La comptabilisation de ces transactions récurrentes devient alors automatique.
Navor recommande de créer ces règles avec l’agent IA Navor, notamment lorsque les motifs à gérer sont nombreux. Décrivez plusieurs motifs en langage naturel, vérifiez-les dans l’aperçu et approuvez les règles préparées sans quitter la conversation.
06 · Examiner les exceptions
Le workflow automatique gère le travail répétitif, tandis que l’agent IA Navor prend en charge les investigations plus complexes. Il peut examiner les documents ouverts, les mouvements bancaires, les détails groupés et le contexte comptable antérieur. Il peut ainsi expliquer pourquoi une correspondance plausible a été manquée ou pourquoi une incohérence est apparue.
Voici quelques-unes des exceptions que Navor aide à examiner et à gérer.
Le montant et le fournisseur correspondent, mais le paiement se situe hors de la fenêtre temporelle automatique. Dans ce cas, l’agent IA peut élargir la recherche et vérifier s’il s’agit effectivement d’un paiement tardif.
Les cours historiques et la tolérance habituelle ne suffisent pas lorsqu’un prestataire applique des frais inhabituels. L’agent compare le document, le texte bancaire et les mouvements proches afin de reconstituer l’explication la plus plausible à partir de toutes les données disponibles.
Le débit de la carte peut dépasser le total du reçu du restaurant à cause d’un pourboire. L’agent présente la paire document-mouvement la plus probable et laisse le jugement final au comptable lorsque le choix n’est pas évident.
Un mouvement peut régler plusieurs factures ou inclure plusieurs bénéficiaires. L’enquête distingue le contexte global du paiement de chacun de ses détails et recherche une explication complète.
Questions
Oui. Navor évalue les justificatifs présents sur chaque page et la continuité entre les pages, puis crée des segments cohérents. Les longs fichiers sont traités par unités limitées et non comme un seul bloc indifférencié.
Il commence par des candidats dont le montant et la devise sont identiques dans une fenêtre temporelle adaptée. S’il reste plusieurs possibilités, Navor compare les contreparties, les libellés, les références et la proximité des dates. Les cas incertains restent ouverts.
Oui. Le flux multidevise utilise les cours de change historiques officiels de l’OFDF, le contexte des échéances et une tolérance limitée sur les montants. Les détails bancaires groupés sont des candidats à part entière et peuvent être reliés à la pièce appropriée.
Oui. L’agent IA Navor prépare des règles liées à l’exercice à partir d’instructions en langage naturel, montre les aperçus et attend l’approbation.
Navor garde les sources liées à leur contexte comptable. Le droit suisse impose notamment dix ans de conservation ainsi que l’intégrité, la lisibilité et l’accès. Chaque entreprise doit néanmoins s’assurer que ses procédures de conservation respectent les obligations légales qui lui sont applicables.
Partez des pièces et mouvements bancaires dont vous disposez déjà. Navor prépare la trace et laisse le jugement professionnel à la personne compétente.