Il workflow di riconciliazione
Navor divide i caricamenti lunghi nei documenti che contengono, estrae i dati contabili, collega ogni documento al movimento corretto e conserva la prova accanto alla registrazione.
01 · Preparare le prove
Un PDF scansionato può avere decine di pagine e contenere fatture, ricevute, note di credito, polizze di versamento e allegati non collegati. Navor legge le pagine nel loro contesto e crea segmenti documentali coerenti prima di iniziare l’estrazione.
Fattura02 · Leggere ciò che conta
Navor identifica il tipo di documento ed estrae tutti i campi necessari, fra cui fornitore, date, totale, valuta e IVA. Il documento originale resta disponibile, mentre i dettagli estratti diventano ricercabili e utilizzabili in contabilità.
Il processo di elaborazione dei documenti viene interrotto quando mancano informazioni essenziali, per esempio la data, l’importo o altri dati necessari. I dati mancanti o incerti restano verificabili.
03 · Collegare la prova al denaro
Navor restringe prima i candidati ordinari in base a importo, valuta e una finestra temporale pratica. Se restano più movimenti plausibili, confronta nomi, numeri di fattura, riferimenti di pagamento, descrizioni e vicinanza delle date.
CHF 48.20
CHF 72.00
CHF 89.95
CHF 23.90
Swisscom
- CHF 89.95
Coop
- CHF 48.20
Adobe
- CHF 23.90
SBB
- CHF 72.00
Gli importi esatti vengono raggruppati per valuta. Quando la corrispondenza è univoca, Navor riconcilia il documento. Se più pagamenti hanno lo stesso importo, l’intelligenza artificiale di Navor revisiona integralmente i documenti e le transazioni ambigui e individua la riconciliazione più opportuna.
Un pagamento principale può contenere più righe di dettaglio. Navor collega il documento al dettaglio rilevante invece di allegarlo all’intero gruppo.
Un flusso dedicato usa i tassi di cambio storici ufficiali dell’UDSC, il contesto delle scadenze e una tolleranza limitata sugli importi. Può valutare insieme più documenti e movimenti quando la struttura del pagamento lo richiede.
Se le prove non sono sufficienti, il documento rimane nello stato Aperto. L’incertezza resta visibile e il caso è pronto per una nuova revisione.
04 · Tenere la prova collegata
La tabella contabile mantiene il documento giustificativo collegato al movimento. Il revisore può aprire l’originale in un pannello laterale, controllare i dettagli estratti e tornare alla stessa riga senza ricostruire il percorso tra cartelle ed e-mail.
Le indicazioni svizzere prevedono in generale la conservazione dei libri e dei giustificativi contabili per dieci anni dalla fine dell’esercizio. La conservazione elettronica deve inoltre garantire integrità, leggibilità e accesso. Navor mantiene insieme la fonte e la sua relazione contabile. Ogni azienda resta responsabile della propria politica di conservazione e degli obblighi di legge.
Indicazioni della Confederazione sulla contabilità elettronica
05 · Automatizzare ciò che si ripete
Alcune transazioni ricorrenti contengono sempre la stessa parola chiave, frase o sequenza di parole nella descrizione. In questi casi, può essere utile impostare una regola di registrazione. Quando Navor rileva una transazione che soddisfa la regola, sa già come classificarla, quale conto utilizzare e quale codice IVA applicare. La registrazione di queste transazioni diventa così automatica.
Navor consiglia di creare queste regole con l’agente IA di Navor, in particolare quando gli schemi da gestire sono numerosi. Descrivi più schemi in linguaggio naturale, rivedili in anteprima e approva le regole preparate senza lasciare la conversazione.
06 · Investigare le eccezioni
Il workflow automatico gestisce il lavoro ripetibile, mentre l’agente IA di Navor gestisce le indagini più complesse. Può controllare documenti aperti, movimenti bancari, dettagli raggruppati e il contesto contabile precedente. Può quindi spiegare perché una corrispondenza plausibile è sfuggita o perché si è manifestata un’incoerenza.
Di seguito, alcune delle eccezioni che Navor aiuta a investigare e gestire.
Importo e fornitore coincidono, ma il pagamento cade fuori dalla finestra temporale automatica. In tal caso, l’agente IA può ampliare la ricerca e verificare se si tratta effettivamente di un pagamento tardivo.
I tassi storici e la tolleranza ordinaria non bastano quando il gestore applica una commissione insolita. L’agente confronta il documento, il testo bancario e i movimenti vicini per ricostruire la spiegazione più plausibile sulla base di tutti i dati disponibili.
L’addebito sulla carta può superare il totale dello scontrino del ristorante a causa di una mancia. L’agente presenta la coppia documento-movimento più probabile e lascia il giudizio finale al contabile quando la scelta non è evidente.
Un movimento può saldare diverse fatture o includere più beneficiari. L’indagine distingue il contesto del pagamento dai singoli dettagli e cerca una spiegazione completa.
Domande
Sì. Navor valuta le prove presenti in ogni pagina e la loro continuità, quindi crea segmenti coerenti. I file lunghi vengono elaborati in unità limitate e non come un unico blocco indistinto.
Inizia da candidati con importo e valuta esatti dentro una finestra temporale pratica. Se restano più possibilità, Navor confronta controparti, descrizioni, riferimenti e vicinanza delle date. I casi incerti restano aperti.
Sì. Il flusso multivaluta usa i tassi di cambio storici ufficiali dell’UDSC, il contesto delle scadenze e una tolleranza limitata sugli importi. I dettagli bancari raggruppati sono candidati autonomi e possono essere collegati al documento corretto.
Sì. L’agente IA di Navor prepara regole legate all’esercizio da istruzioni in linguaggio naturale, mostra le anteprime e attende l’approvazione.
Navor mantiene le fonti collegate al contesto contabile. Il diritto svizzero richiede tra l’altro dieci anni di conservazione, integrità, leggibilità e accesso. Ogni azienda deve comunque assicurarsi che le proprie procedure di conservazione rispettino gli obblighi legali applicabili.
Inizia dai documenti e movimenti bancari che hai già. Navor prepara il percorso e lascia il giudizio professionale dove deve stare.