Der Abstimmungs-Workflow
Navor teilt lange Uploads in die enthaltenen Belege auf, extrahiert die Buchhaltungsdaten, verknüpft jeden Beleg mit der richtigen Bankbewegung und hält den Nachweis bei der Buchung.
01 · Nachweise vorbereiten
Ein gescanntes PDF kann Dutzende Seiten umfassen und Rechnungen, Quittungen, Gutschriften, Einzahlungsscheine sowie nicht zusammengehörige Beilagen enthalten. Navor liest jede Seite im Kontext und bildet vor der Extraktion zusammengehörige Dokumentsegmente.
Rechnung02 · Das Wesentliche lesen
Navor erkennt den Dokumenttyp und extrahiert alle erforderlichen Felder, darunter Lieferant, Daten, Gesamtbetrag, Währung und MWST. Das Originaldokument bleibt verfügbar, während die extrahierten Angaben durchsuchbar und in der Buchhaltung nutzbar werden.
Die Verarbeitung eines Dokuments wird unterbrochen, wenn wesentliche Angaben fehlen, zum Beispiel das Datum, der Betrag oder andere erforderliche Daten. Fehlende oder unsichere Angaben bleiben zur Prüfung sichtbar.
03 · Nachweis und Geld verbinden
Navor grenzt die üblichen Kandidaten zunächst anhand von Betrag, Währung und einem sinnvollen Zeitfenster ein. Bleiben mehrere Bankbewegungen plausibel, vergleicht es Namen, Rechnungsnummern, Zahlungsreferenzen, Beschreibungen und die zeitliche Nähe.
CHF 48.20
CHF 72.00
CHF 89.95
CHF 23.90
Swisscom
- CHF 89.95
Coop
- CHF 48.20
Adobe
- CHF 23.90
SBB
- CHF 72.00
Exakte Beträge werden nach Währung gruppiert. Ist die Zuordnung eindeutig, stimmt Navor den Beleg ab. Haben mehrere Zahlungen denselben Betrag, prüft die KI von Navor die mehrdeutigen Belege und Transaktionen vollständig und ermittelt die passendste Abstimmung.
Eine Bankzahlung kann mehrere Detailzeilen enthalten. Navor verknüpft den Beleg mit dem relevanten Detail, statt ihn der gesamten Gruppe zuzuordnen.
Ein eigener Workflow nutzt die offiziellen historischen Wechselkurse des BAZG, den Kontext der Zahlungsfristen und eine begrenzte Toleranz bei den Beträgen. Er kann mehrere Belege und Bankbewegungen gemeinsam beurteilen, wenn es die Zahlungsstruktur erfordert.
Reichen die Nachweise nicht aus, behält der Beleg den Status Offen. Die Unsicherheit bleibt sichtbar und der Fall kann erneut geprüft werden.
04 · Nachweis verbunden halten
Die Buchhaltungstabelle hält den Beleg mit der Bankbewegung verknüpft. Die prüfende Person kann das Original in einem Seitenbereich öffnen, die extrahierten Angaben kontrollieren und zur gleichen Buchungszeile zurückkehren, ohne den Weg durch Ordner und E-Mails rekonstruieren zu müssen.
Gemäss den Schweizer Vorgaben sind Geschäftsbücher und Buchungsbelege grundsätzlich zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufzubewahren. Bei elektronischer Aufbewahrung müssen ausserdem Integrität, Lesbarkeit und Zugriff gewährleistet sein. Navor hält die Quelle und ihren Buchhaltungsbezug zusammen. Jedes Unternehmen bleibt für seine eigene Aufbewahrungspolitik und seine gesetzlichen Pflichten verantwortlich.
Information des Bundes zur elektronischen Aufbewahrung
05 · Wiederkehrendes automatisieren
Manche wiederkehrenden Transaktionen enthalten in ihrer Beschreibung immer dasselbe Schlüsselwort, dieselbe Formulierung oder dieselbe Wortfolge. In solchen Fällen kann eine Buchungsregel sinnvoll sein. Erkennt Navor eine Transaktion, auf die diese Regel zutrifft, weiss es bereits, wie sie zu klassifizieren ist, welches Konto verwendet und welcher MWST-Code angewendet werden soll. Die Verbuchung dieser wiederkehrenden Transaktionen erfolgt dadurch automatisch.
Navor empfiehlt, diese Regeln besonders bei zahlreichen Mustern mit dem Navor KI-Agenten zu erstellen. Beschreiben Sie mehrere Muster in natürlicher Sprache, prüfen Sie sie in der Vorschau und genehmigen Sie die vorbereiteten Regeln, ohne das Gespräch zu verlassen.
06 · Ausnahmen untersuchen
Der automatische Workflow übernimmt wiederholbare Aufgaben, während der Navor KI-Agent komplexere Untersuchungen durchführt. Er kann offene Belege, Bankbewegungen, gruppierte Details und den bisherigen Buchhaltungskontext prüfen. So kann er erklären, weshalb eine plausible Zuordnung übersehen wurde oder eine Unstimmigkeit entstanden ist.
Im Folgenden finden Sie einige Ausnahmen, bei deren Untersuchung und Bearbeitung Navor unterstützt.
Betrag und Lieferant stimmen überein, doch die Zahlung liegt ausserhalb des automatischen Zeitfensters. In diesem Fall kann der KI-Agent die Suche erweitern und prüfen, ob es sich tatsächlich um eine verspätete Zahlung handelt.
Historische Kurse und die übliche Toleranz reichen nicht aus, wenn ein Anbieter eine ungewöhnliche Gebühr berechnet. Der Agent vergleicht Beleg, Banktext und benachbarte Bewegungen, um aus allen verfügbaren Daten die plausibelste Erklärung abzuleiten.
Die Kartenbelastung kann wegen eines Trinkgelds höher sein als der Gesamtbetrag der Restaurantquittung. Der Agent präsentiert das wahrscheinlichste Paar aus Beleg und Bankbewegung und überlässt der Fachperson den endgültigen Entscheid, wenn die Zuordnung nicht eindeutig ist.
Eine Bewegung kann mehrere Rechnungen begleichen oder mehrere Begünstigte enthalten. Die Untersuchung unterscheidet den Zahlungskontext von den einzelnen Details und sucht nach einer vollständigen Erklärung.
Fragen
Ja. Navor bewertet die Nachweise auf jeder Seite und den Zusammenhang zwischen den Seiten und bildet daraus zusammengehörige Segmente. Lange Dateien werden in begrenzten Einheiten verarbeitet und nicht als ein einziger undifferenzierter Block.
Sie beginnt mit Kandidaten, deren Betrag und Währung innerhalb eines sinnvollen Zeitfensters exakt übereinstimmen. Bleiben mehrere Möglichkeiten, vergleicht Navor Gegenparteien, Beschreibungen, Referenzen und die zeitliche Nähe. Unsichere Fälle bleiben offen.
Ja. Der Fremdwährungs-Workflow nutzt die offiziellen historischen Wechselkurse des BAZG, den Kontext der Zahlungsfristen und eine begrenzte Toleranz bei den Beträgen. Gruppierte Bankdetails sind eigenständige Kandidaten und können mit dem richtigen Beleg verknüpft werden.
Ja. Der Navor KI-Agent bereitet Regeln für das jeweilige Geschäftsjahr anhand natürlichsprachlicher Anweisungen vor, zeigt Vorschauen und wartet auf die Freigabe.
Navor hält die Quellen mit ihrem Buchhaltungskontext verbunden. Das Schweizer Recht verlangt unter anderem eine zehnjährige Aufbewahrung sowie Integrität, Lesbarkeit und Zugriff. Jedes Unternehmen muss dennoch sicherstellen, dass seine Aufbewahrungsverfahren die für es geltenden gesetzlichen Pflichten erfüllen.
Beginnen Sie mit den Belegen und Bankbewegungen, die bereits vorliegen. Navor bereitet die Spur vor und überlässt das fachliche Urteil der Fachperson.