Dokumentstatus
Entwurf · Ausgestellt · Zugestellt · Durch Gutschrift korrigiert oder storniert
Dieser Verlauf dokumentiert die rechtliche und operative Geschichte des Verkaufsdokuments.
Rechnung bis Zahlung
Eine versandte Rechnung ist noch kein Zahlungseingang.
Navor hält Verkaufsdokument, offenen Betrag und Zahlungsbeleg miteinander verbunden, ohne sie als dasselbe Ereignis zu behandeln. Sie sehen, was ausgestellt, zugestellt und bezahlt wurde und welcher Betrag noch offen ist.
CHF 1’240.00
Zwei getrennte Verläufe
Das Dokument kann zugestellt sein, während der Betrag noch offen ist.
Der Dokumentstatus zeigt, was mit der Rechnung geschehen ist. Der Forderungsstatus zeigt, wie viel der Kunde noch schuldet. Die Trennung verhindert, dass aus einem versandten PDF fälschlich eine Zahlung wird.
Forderungsstatus
Offen · Teilweise ausgeglichen · Ausgeglichen · Überzahlt oder aufgehoben
Dieser Verlauf zeigt Ursprungsbetrag, zugeordnete Zahlungen, Korrekturen und Restsaldo.
Offerten und Pro-forma-Rechnungen erzeugen keine Forderung. Eine ausgestellte Kundenrechnung tut dies. Eine Gutschrift verändert den Saldo erst, wenn sie selbst ausgestellt wurde.
Eine Rechnung, Schritt für Schritt
Ein einfaches Beispiel: Rechnung senden und später als bezahlt sehen.
Sie stellen Alpine Design CHF 1’240 in Rechnung. Navor hält Rechnung, Zustellung und Zahlung getrennt, damit Sie jederzeit genau sehen, was der Kunde noch schuldet.
CHF
OffenAusgeglichen
1’240Nicht zugeordnetZugeordnet
Kundenrechnung erstellen
Beginnen Sie mit Kunde, Leistung und Betrag. Wenn Sie die Rechnung ausstellen, fixiert Navor ihre Nummer und finale Version und zeigt CHF 1’240 weiterhin als offenen Kundensaldo von Alpine Design. Das ist keine Zahlungstransaktion; nur bei vereinbarter Abrechnung wird die Rechnungsbuchung bereits jetzt erfasst.
Finales PDF senden
Versenden Sie das finale PDF aus Navor per E-Mail oder übergeben Sie es selbst. Beim Versand aus Navor wird die Zustellung erfasst. Bis zur Zahlung bleiben CHF 1’240 offen.
Zahlung übernehmen
Wenn Alpine Design zahlt, braucht Navor die Bankbewegung. Haben Sie Ihr Bankkonto bereits über SIX bLink verbunden, kann sie automatisch eintreffen. Andernfalls laden Sie den Kontoauszug hoch und validieren ihn. Navor zeigt danach Datum, Betrag, Währung und Bankreferenz.
Navor prüft die Zuordnung
Navor wendet seine Abstimmungsregeln auf die eingegangene Zahlung an. Passt sie zur Rechnung, markiert Navor diese als bezahlt oder teilweise bezahlt. Andernfalls bleibt die Zahlung unabgestimmt und die Rechnung zur Prüfung offen.
Reale Zahlungsfälle
Zahlungen kommen selten in einer sauberen Form an.
Der offene Betrag soll das tatsächliche Geschehen abbilden. Navor hält jede Zuordnung ausdrücklich fest, damit auch nach Teil- oder Sammelzahlungen klar bleibt, was der Kunde noch schuldet.
Eine Teilzahlung
Eine Zahlung von CHF 600 auf eine Rechnung von CHF 1’000 lässt CHF 400 offen. Die Rechnung ist teilweise ausgeglichen und nicht vollständig bezahlt.
Eine Zahlung für mehrere Rechnungen
Eine Bankbewegung kann auf mehrere offene Rechnungen verteilt werden. Der je Rechnung zugeordnete Betrag bleibt sichtbar.
Zahlung auf Konto
Eine Kundenzahlung kann unzugeordnet bleiben, bis die richtige Rechnung bekannt ist. Danach wird sie zugewiesen, ohne eine zweite Zahlung zu erzeugen.
Überzahlung oder spätere Rückerstattung
Ein Überschuss bleibt sichtbar. Eine Rückerstattung wird nur mit einem genauen Rückerstattungsbeleg erfasst, getrennt von Rechnung und ursprünglicher Zahlung.
Navor Agent
Fragen Sie, was noch offen ist, und prüfen Sie danach die Belege.
Der Navor Agent kann Verkaufsdokumente, offene Posten, Kundenkontext und verfügbare Bank- oder Kassenbelege lesen. Er erklärt, warum ein Betrag offen bleibt, und bereitet mögliche nächste Schritte zur Prüfung vor.
Welche Kundenrechnungen sind seit mehr als 60 Tagen offen? Zeige Ursprungsbetrag, zugeordnete Zahlungen und Restsaldo.
Erkläre, warum Rechnung RE-2048 nur teilweise ausgeglichen ist, und zeige die verknüpften Zahlungsbelege.
Die zugehörigen Belege bleiben bei jeder Antwort sichtbar. Vorgeschlagene Buchungsänderungen bleiben ausstehend, bis Sie sie geprüft und freigegeben haben.
Verbundene Abläufe
Dokumente erstellen, zustellen und abstimmen.
Dokument über WhatsApp erstellen
Fordern Sie Rechnung, Offerte, Pro-forma-Rechnung oder Gutschrift mit den in Navor gespeicherten Kundendaten an.
WhatsApp-Buchhaltung ansehenFinales PDF per E-Mail senden
Wählen Sie den gespeicherten Rechnungskontakt, prüfen Sie die Nachricht und erfassen Sie die Zustellung getrennt von der Zahlung.
E-Mail-Buchhaltung ansehenEingehende Bewegung abstimmen
Verbinden Sie Bank- oder Kassenbeleg mit dem richtigen Dokument und behalten Sie die Quelle neben dem Buchungseintrag.
Belegabstimmung ansehenFragen
Rechnungs- und Zahlungsstatus klar getrennt.
Gilt eine ausgestellte oder versandte Rechnung als bezahlt?+−
Nein. Die Ausstellung erzeugt die Kundenforderung, der Versand erfasst die Zustellung. Vollständig ausgeglichen ist die Rechnung erst, wenn belegte Zahlungs- oder Korrekturereignisse den offenen Betrag abdecken.
Wie behandelt Navor Teilzahlungen?+−
Navor ordnet den eingegangenen Betrag der offenen Rechnung zu und lässt die Differenz offen. Im Kundendatensatz bleiben Ursprungsbetrag, Zahlungen und Restsaldo sichtbar.
Kann eine Zahlung mehrere Rechnungen ausgleichen?+−
Ja. Ein Zahlungsereignis kann auf mehrere offene Rechnungen verteilt werden. Jede Zuordnung behält ihren Betrag und den Bezug zum gemeinsamen Bank- oder Kassenbeleg.
Bedeutet eine Gutschrift automatisch eine Rückerstattung?+−
Nein. Eine ausgestellte Gutschrift reduziert oder korrigiert die Forderung. Eine Rückerstattung ist ein separates Finanzereignis und benötigt genaue Zahlungs- und Rückerstattungsbelege.
Was ändert sich zwischen vereinbarter und vereinnahmter Abrechnung?+−
Eine ausgestellte Rechnung erzeugt in beiden Methoden eine operative Forderung. Bei vereinbarter Abrechnung entsteht die rechnungsseitige Buchung bei Ausstellung. Bei vereinnahmter Abrechnung warten Buchung und MWST-Erfassung auf den Zahlungsbeleg.